Pracownik e-mail (HR)
Pracownik e-mail (HR) – jest dodatkową funkcjonalnością programu kadrowo płacowego wspomagającą działanie osób każdego działu HR. Ma na celu usprawnienie komunikacji firmy z pracownikami, a tym samym przyczynienia się do obniżenie kosztów obsługi spraw pracowniczych.
Dział Kadrowo-Płacowy (HR) dbając zarówno o zdrowie interesantów jak również swoje może skorzystać z wygodniej opcji przekazywania ważnych dokumentów bezpieczną drogą internetową (e-mail). Taka możliwość jest już dostępna w aplikacji sBiznes ERP dla firm.
Więcej informacji na stronie z opisem funkcjonalności modułu Personel. Listę wybranych użytkowników sBiznes wraz z opiniami o produkcie można obejrzeć na: wdrożenia. W razie wątpliwość zachęcamy do kontaktu z naszym biurem lub na adres e-mail info@sbiznes.pl. Zachęcamy również do zapisów na Newsletter aby otrzymywać aktualne informacje o programie oraz zmianach przepisów.
FUNKCJONALNOŚĆ PRACOWNIK E-MAIL
Funkcjonalność HR Pracownik e-mail umożliwi m.in.: wysyłkę:
🔹 informacji płacowych tzw. pasków list płac,
🔹 deklaracji PIT pracowników,
🔹 innych ważnych informacji na wskazany adres (e-mail) pracownika.
Informacje mogą być wysyłane w trybie niejawnym w formie załącznika w formacie PDF zabezpieczonym hasłem ustalonym przez pracownika. Dane korespondencyjne pracownika takie jak adres e-mail jak i hasło przechowywane są w kartotece pracownika za jego zgodą.
Informacja z paskami dla pracowników jest definiowalna. Można określić zarówno treść wiadomości jak i formę załącznika.
Wiadomość spersonalizowana do pracownika może zawierać również dodatkowe informacje jak np. saldo urlopu wypoczynkowego, informację o kończących się badaniach okresowych, uprawnieniach lub saldzie kasy pożyczkowej (KZP).
Zapisując treść w formacie HTML można zadbać o „szatę graficzną” wysyłanych informacji.
Funkcjonalność w przyszłości będzie rozbudowana i będzie mogła również służyć do wysyłania informacji zbiorczych dla pracowników takich jak: skierowania, zaproszenia, zarządzenia oraz innych informacji zarówno kadrowych jak i płacowych.
Powyżej wzór informacji kadrowo-płacowej w formie pliku PDF
Aby można było korzystać z funkcjonalności Pracownik e-mail należy posiadać licencję oraz odpowiednie prawa użytkownika w programie sBiznes. Wymagana jest wersja sBiznes: 1.6.9 lub nowsza. Producent zaleca korzystanie z najnowszej (aktualnej) wersji produktu.
UPRAWNIENIA UŻYTKOWNIKÓW DO OBSŁUGI WIADOMOŚCI E-MAIL
Korzystanie z nowej funkcjonalności jest możliwe jeżeli użytkownik posiada uprawnienia (prawa) jak w przykładzie poniżej.
USTAWIENIA PARAMETRÓW
Konfigurowanie ustawień poczty wychodzącej znajduje się w parametrach „wiadomości e-mail” w Administracji – Definicje i słowniki.
Powyżej przykład ustawień parametrów oraz definicji dla Pasków wynagrodzeń i deklaracji PIT. Jako szablon PDF załączników można dodać np. papier firmowy ze znakiem wodnym jak na przykładzie poniżej.
UWAGA!
Należy zwrócić uwagę na prawidłowe ustawienia poczty wychodzącej. Serwer, nr portu oraz adres e-mail. W przypadku poczty gmail, w niektórych przypadkach należy włączyć poniższy parametr.
PRACOWNIK E-MAIL W PRAKTYCE – PRZEGOTOWANIA DO WYSŁANIA
W obszarze lista wypłat wynagrodzeń po zatwierdzeniu i wypłaceniu danej listy należy uruchomić opcję „Twórz wiadomość e-mail”
Podobnie w obszarze „Deklaracje PIT” można tworzyć wiadomości e-mail
Należy pamiętać, że wysłanie deklaracji PIT lub „pasków wynagrodzeń” dotyczy zatwierdzonych i wypłaconych list oraz wysłanych deklaracji.
PRACOWNIK E-MAIL W PRAKTYCE – WYSYŁKA WIADOMOŚCI
Aby wysłać wcześniej przygotowane wiadomości należy w opcji Personel – Pracownik e-mail wybrać (podświetlić) daną wiadomość a następnie użyć opcji „wyślij”.
Można wybrać obszar roboczy, wysłane lub wszystkie dokumenty. Można również odszukać wybraną osobę. Jeżeli wysłanie zakończy się błędem (B) można odczytać informacje o błędzie wskazując kursorem zaznaczony checkbox (B). Przykład błędu to np.: „Brak adresu e-mail”.
UWAGI
Opisana powyżej funkcjonalność dostępna jest od wersji 1.6.9 programu sBiznes. Użytkownicy posiadający wersję wcześniejszą niż 1.6.9 chcący korzystać z funkcjonalności Pracownik e-mail powinni wcześniej zaktualizować program do najnowszej wersji.
Ewentualne pytania należy kierować bezpośrednio do opiekuna handlowego lub w formie e-mail na adres: info@sbiznes.pl.
Będziemy wdzięczni za wszelkie uwagi, które można przesyłać/zgłaszać na adres: info@sbiznes.pl.
