Program do obsługi wypożyczalni

Program do obsługi wypożyczalni bazuje na kartach majątku trwałego sBiznes i pozwala na planowanie, wypożyczanie oraz rozliczanie wszystkich elementów wypożyczanych. Można również stosować kaucje oraz rozliczać wszystkie uszkodzenia przy odbiorze. Program umożliwia wysyłanie automatycznych przypomnień i ponagleń w przypadkach opóźnień.

System jest elastyczny poprzez szeroki zakres parametrów, może być dowolnie rozbudowany według uwag użytkowników. Program do wypożyczalni do doskonałe narzędzie ERP dla małych i średnich firm pozwalające ograniczyć koszty stałe każdego przedsiębiorstwa. Poznaj opinię naszych Klientów z sektora: ERP dla wypożyczalni sprzętu.

Program posiada obsługę wydruków systemowych oraz raportów definiowanych. Opis najnowszych aktualizacji dostępny na: Aktualne zmiany. Zachęcamy również do zapisów na Newsletter aby otrzymywać aktualne informacje o programie oraz zmianach przepisów.

WYMAGANIA SYSTEMOWE sBiznes

Nowy obszar do obsługi wypożyczalni bazuje na kartach Majątku sBiznes i umożliwia obsługę wypożyczeń, rozliczania, generowania umów, protokołów uszkodzeń oraz poboru kaucji.

UWAGA!
Wymagana wersja sBiznes: 1.5.6 lub nowsza oraz licencje modułu Majątek Trwały oraz Wypożyczalnia.

WYPOŻYCZALNIA – PRAWA DOSTĘPOWE

Aby korzystać z modułu wypożyczalnia należy posiadać prawa licencyjne oraz odpowiednie prawa użytkownika.

Ponieważ Wypożyczalnia bazuje na kartach Majątku wymagane są również uprawnienia dostępowe do modułu Majątek.

WPROWADZENIE DANYCH W OBSZARZE FUNKCJONALNYM MAJĄTEK

Przed przystąpieniem do korzystania z funkcjonalności Wypożyczalni należy wprowadzić odpowiednie Karty Majątku.

Wskazane elementy zaznaczono na powyższym obrazku, które należy uwzględnić przy definiowaniu karty obiektu(osprzętu) wprowadzanej/definiowanej dla Wypożyczalni.

Poniżej przykład karty, która będzie widoczna w module Wypożyczalnia pod warunkiem oznaczenia odpowiednich pól (poprzedni obrazek).

URUCHOMIENIE MODUŁU WYPOŻYCZALNIA

Po nadaniu praw dostępowych możemy rozpocząć pracę z modułem Wypożyczalnia. Obecnie do dyspozycji mamy: Definicje (obiektów) oraz część zasadniczą czyli „Listę wypożyczeń”

W obszarze Definicje można wprowadzać lub edytować tzw. Klasyfikację obiektów.

Można dodawać podrzędne obiekty klikając prawym przyciskiem myszki na wybranym obiekcie.

W zakładce Rodzaj Dokumentów można wprowadzić lub zmodyfikować odpowiedni rodzaj dokumentu, np. Wypożyczenie.

Poniżej przykład wypełnienia pól w zakładce „Rodzaj dokumentów”.

Istnieje możliwość tworzenia własnych wzorów wydruków (Umowa, Zwrot, Wydanie, Kaucja). Aby dodać zdefiniowany wzór należy:

Utworzyć nowy wzór, np. modyfikując (kopia z nową nazwą) wzór systemowy (kolor niebieski) w Administracja/Wydruki dokumentów, a następnie dołączyć w Rodzajach dokumentów w odpowiednim polu.

Obiekty, np. narzędzia wprowadzamy i edytujemy w module Majątek zaznaczając odpowiedni Checkbox.

Wszystkie ważne ustawienia zostały zaznaczone czerwoną obwódką na zdjęciu powyżej.

Przykładowy wygląd karty obiektu przedstawiony na obrazku poniżej:

W karcie możemy wprowadzać i edytować cenniki w zależności od rodzaju/sposobu wypożyczeń.

Będąc na liście Wypożyczeń można wykonać zestawienie tzw. „Analiza wypożyczeń”

Raporty (interaktywne) dostępne są w menu: „Raporty” jeżeli widoczny jest podgląd Kart Majątku, np. Analiza wypożyczeń.

Inne raporty wg wybranych kryterium dostępne są na liście Wypożyczalni.

UWAGA!

Raport wykonany będzie tylko dla wybranych pozycji na liście (Ctrl + a – wybór wszystkich pozycji).

TWORZENIE DOKUMENTÓW

Aby utworzyć nowy dokument należy wypełnić kartę wypożyczenia klikamy prawym przyciskiem myszki lub ikonkę działań u góry ekranu a następnie:

🔹 wybieramy odbiorcę (kontrahenta) wypożyczenia lub wprowadzany dane jeżeli brak w bazie kontrahentów.
🔹 wpisujemy datę „Przewidywana data zwrotu” dla dokumentu lub pozycji.
🔹 w pozycji dokumentu wybieramy Asortyment do wypożyczenia zwracając uwagę na opisy pól. (W – Wypożyczone, N – w Naprawie, U – mnUszkodzone).

UWAGA!

można wybrać tylko jedną sztukę wypożyczanego asortymentu.

🔹 wybierając przechodzimy na kolejną pozycję dokumentu
🔹 po wyborze asortymentu można wpisać stan aktualny wypożyczanego asortymentu jak na poniższym obrazku. Przy zwrocie zostanie mnokreślony i wpisany stan zużycia.

Przykład: Jeżeli wypożyczany jest nowy asortyment można np. wpisać „Stan – 1,000”

Przy zwrocie jeżeli nastąpiło pewne drobne zużycie można wpisać np. „0,850”. Na podstawie wpisu zużycia zostanie doliczona dodatkowa dopłata zgodnie z cennikiem.

Przy rozliczaniu (zwrocie osprzętu) jeżeli rozliczany jest stan zużycia mamy do wypełnienia formatkę z możliwością wpisania Stanu zużycia, np. 0,950.

UWAGA!
Przy zwrocie mamy podpowiedź stanu przy wypożyczeniu, którą można odpowiednio edytować jeżeli sprzęt został zużyty.

ROZLICZANIE WYPOŻYCZONYCH OBIEKTÓW (NP.:NARZĘDZI)

Aby rozliczyć dany obiekt przy zwrocie należy kliknąć dwukrotnie na dokument z listy a następnie wykonać operację zwrotu w zależności od sposobu rozliczenia.

Przy pełnym zwrocie (zwrot wszystkiego sprzętu) bez uszkodzeń pojawi się pytanie:

Jeżeli rozliczamy zwrot pozycji mamy do dyspozycji formatkę:

Wybierając odpowiedni „stan zwrotu sprzętu” przy zwrocie możemy również dodać opis np. rodzaj uszkodzenia „lekkie zarysowanie”.

Po akceptacji można rozliczyć daną transakcję:

Klikając w ikonkę uruchamia się okno edytowalne, w którym wprowadzamy kwoty do rozliczenia.

Po weryfikacji klikamy ikonkę Zatwierdź lub Dodaj jeżeli do rozliczenia należy dodać dodatkową usługę lub towar.

Aby utworzyć dokument sprzedaży należy wybrać opcję „Twórz rozliczający dok. Sprzedaży” podświetlając wcześniej wybrany dokument.

Tworzenie rozliczającego dokumentu sprzedaży sprowadza się do generowania faktury jak przedstawiono poniżej.

W tym oknie możliwe jest dodane dodatkowych pozycji do faktury.

Po wykonaniu rozliczenia dokument zmienia status z „O” (Otwarty) na „Z” (Zatwierdzony).

PRZYKŁADOWE WYDRUKI MODUŁU WYPOŻYCZALNIA

Wzór umowy wypozyczenia:

Wzór protokołu wydania:

Wzór protokołu odbioru

Wzór dowodu pobrania kaucji:

Więcej informacji na: Raporty definiowane oraz Wydruki systemowe.

UWAGI

Opisana powyżej funkcjonalność dostępna jest od wersji 1.5.6 programu sBiznes.
Użytkownicy posiadający wersję wcześniejszą niż 1.5.6 chcący korzystać z modułu Wypożyczalnia powinni wcześniej aktualizować program do najnowszej wersji.
Ewentualne pytania należy kierować bezpośrednio do opiekuna handlowego lub w formie e-mail na adres: info@sbiznes.pl

Dostępne funkcjonalności sBiznes wersji 1.5.6 przedstawione w poniższej tabeli.