FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Księga Handlowa (FK)

1. Jak wprowadzam dokumenty zakupu do rejestru VAT to wyskakują mi te same dane jak w KPiR tj. zamiast kont księgowych wychodzą mi np. kolumna 13 Pozostałe wydatki…

Trzeba przestawić tryb pracy księgowości z KPiR na FK dodać własne typy pod konkretne operacje dla Ksiąg rachunkowych.

2. Chciałam zrobić bilans i rachunek zysków i strat z tego co zrobiłam ale tam wychodzi mi bilans za rok 2014 i rok poprzedni 2013 podobnie z rachunkiem zysków i strat.

Definicje okresów sprawozdawczych wynikają z podpiętego planu kont, można zmienić podpięty plan kont, lub dodać nowe raporty na wymagane lata.

3. Nie wiem jak księgować z pozycji kasy i banku dokumenty do księgi handlowej.

Wprowadzając pozycje wyciągów bankowych lub kasowych należy używać odpowiednich rodzajów dokumentów bankowych/kasowych a pod te rodzaje podpina się konkretne definicje dekretów, które służą jako wzorce do tworzenia dowodów księgowych w FK.

4. Dowody księgowe. Jakie skutki niesie Zatwierdź, a jakie Zaksięguj?

Zatwierdź generuje, np. rozrachunki czy różnice kursowe, a opcja Zaksięguj „blokuje” możliwość odtwierdzenia takiego dowodu. Te operacje są odwracalne jeżeli użytkownik posiada takie prawo.

5. Jaki będą skutki nie podania formatu analityki, (L – litera, 0 – cyfra)?

Podanie tego formatu wymusza stosowanie się do tworzenia kont według wcześniej ustalonej zasady (brak pomyłek), a nie dowolności jeśli ten parametr nie był by ustawiony. Jeżeli występuje „?” to należy zamienić na „L” lub „0”.

6. Jak wprowadzić do systemu fakturę zakupową o wartości 0, rozliczającą w całości wcześniejszą fakturę zaliczkową?

Faktura zaliczkowa została wprowadzona do systemu, jest problem z wprowadzeniem faktury rozliczającej, która ma wartość zerową.” W jaki sposób została utworzona faktura zaliczkowa? Jeśli od zamówienia to klikając na liście dokumentów sprzedaży na tą zaliczkę, poprzez opcję 'Rozlicz zaliczkę’ system automatycznie utworzy dokument rozliczający. Istnieje tylko taki sposób na prawidłowe tego rozliczenie.

7. Firma ma prawo odliczać vat tylko częściowo jak to ustawić?? Z formatek myślę że to gdzieś w „grupie vat” należy zdefiniować ale nie mogę znaleźć gdzie te grupy się definiuje?

Domyślam się, że chodzi o „prewskaźnik”

8. Jak uruchomić rozrachunki automatyczne?

Administracja / Parametry systemu / Księgowość – ‘Czy automatyczne rozliczanie rozrachunków’ – Ustawiamy parametr

9. Temat: wielowalutowość

sBiznes wspiera rozliczanie różnic kursowych za pomocą kursów historycznych, czyli po jakich środki zostały zaksięgowane, dla środków pieniężnych stosowana jest metoda FIFO. W ustaleniu różnic kursowych na dzień bilansowy pomaga funkcja „Generuj przewalutowanie” dostępna w module „Finanse-Księgowość – Dowody księgowe” (menu pod prawym przyciskiem myszy). Następie można, korzystając z opcji „Storno”, aby taki dowód księgowy zaksięgować na planie kont dla następnego roku. sBiznes zapewnia ciągłość rozrachunków między latami obrachunkowymi z dokładnością do dokumentów, BO można generować Saldami lub Persaldami. Większość wydruków w Finanse-Księgowość sBiznes są wykonywane w walucie PLN i w tej walucie dokonujemy uzgodnień BO BZ. Pomocnym w ustaleniu sald w walucie, na konkretny dzień, może być wydruk z opcji „Obsługa rozrachunków” – „Raporty – Zapisy nierozliczone na dzień”, który jest wykonywany w dwóch walutach. Wydruk można porównać z informacjami na oknie „Obroty – Salda” z zaznaczonym znacznikiem „Obroty wg walut”. Na dziś jest to jedyny sposób na przeprowadzenie uzgodnień sald walutowych na przełomie lat.

10. Temat: FK uzgadnianie BO BZ

W sBiznes nie zastosowano takich okresów BO BZ jak w (Simple System czy Simple.ERP), całość uzgodnień jest możliwa za pomocą zestawienia „Obroty i Salda”. Wartości BO jest przyjmowana na podstawie dokumentu BO, który jest dedykowanym dokumentem do otwierania danego roku obrotowego. Natomiast jako BZ można traktować kolumny Salda lub P. salda, (dla zestawienia od stycznia do grudnia danego roku). Uzgodnień dokonujemy w zależności od tego jaką metodę tworzenia BO przyjęliśmy (BO utworzone saldami lub persaldami). Porównania BO ze stanem nierozliczonych rozrachunków dokonujemy za pomocą porównania raportów „Obroty i Salda” kolumna BO i „Obsługa rozrachunków” – „Raporty – Zapisy nierozliczone na dzień”.

Majątek Trwały (MT)

1. Czy można tak ustawić maskę dla karty majątku, aby wpisać numer inwentarzowy ręcznie? Klient chciałby zachować dotychczasowe numery, które pochodzą jeszcze sprzed wojny! A wyglądają np. tak S-187 (187 jest numerem, ale nie kolejnym).

Można ustawić maskę, np. jako S-@numer@ i w zależności od potrzeby, podczas edycji karty można poprzez dwuklik na symbolu ustawić konkretny numer.

2. Jak wprowadzić bilans otwarcia na 1 stycznia? Nie możemy wprowadzić środków do ewidencji z datą ich faktycznego przyjęcia do używania, bo trzeba by było naliczyć amortyzację za kilkanaście lat wstecz. Chcemy wprowadzić na 1.01 wartość i dotychczasowe umorzenie. Czy wystarczy podać te kwoty na karcie majątku? W ERP był na tę okoliczność dokument BO, a tu nie ma i nie można dodać.

Tak, wystarczy podać te wartości, tj. wartość karty i dotychczasowe umorzenie. Tak wprowadzone karty zaznaczamy globalnie na liście i wprowadzamy do użytkowania poprzez opcję ‘Przyjęcie do użytkowania’.

3. Jak przyporządkować do miejsca powstawania kosztów odpowiednie konto 5xx, na które ma być księgowana amortyzacja? Dla każdego środka to konto jest inne (w sumie jest kilka kont 5xx).

Finanse-Księgowość -> Definicje dekretów – Zakładka ‘Dok. operacji MTW’ (w warunkach dekretacji, w zależności od odpowiedniego stanowiska kosztów, np. MtwStKosztow=’Zarząd’ przyporządkować odpowiednie konto 5xx).

4. Jak się wprowadza dokument przyjęcia dla środka? W zakładce Operacje? Bo na liście operacji nie ma Dodaj.

Majątek -> Lista kart majątku – Zaznaczamy jedną (przyjęcie jednej karty) lub kilka kart (przyjęcie wielu kart na raz) i poprzez opcję dostępną pod prawym klawiszem myszki wybieramy ‘Przyjęcie do użytkowania’.

5. Jak się nalicza amortyzację dla wszystkich środków na raz za dany miesiąc?

Majątek -> Lista kart majątku – Zaznaczamy jedną lub kilka kart i poprzez opcję dostępną pod prawym klawiszem myszki wybieramy ‘Dodaj operację’ -> Amortyzacja środka (pamiętając, że należy pracować w systemie w okresie dla którego właśnie generujemy dokument amortyzacji).

6. Gdzie się definiuje szablon dekretacji dla amortyzacji i pozostałych dokumentów dot. majątku trwałego?

Finanse-Księgowość -> Definicje dekretów – Zakładka ‘Dok. operacji MTW’.

Mała Księgowość (KPiR)

1. Nie wiem jak można księgować np. faktury wewnętrznej dotyczącej importu usług czy WNT tak żeby wchodziła i do rejestru zakupu i sprzedaży VAT.

W ewidencji zakupów na dokumencie źródłowym WNT, pod prawym przyciskiem myszy dajemy „Dodaj dokument wewn.” i wpisujemy kwoty i VAT odpowiednio dla strony zakupu i sprzedaży.

Sprzedaż / Magazyny

1. Jak generować fakturę z WZ ?

Twórz dokument sprzedaży (poprzez opcję dodaj na nowym dokumencie zostaną podpowiedziane dok. WZ a nie towary).

2. W definicjach sprzedaży/typy księgowania (również zakupy/typy księgowania) – co oznacza
sort?

Pole „Sort” – pole do sortowania (kolejność) przy podpowiedzi, np. w ewidencji zakupów, sprzedaży. Uwaga: pole „Sort” nie zawsze jest wykorzystywane (jest to pole tzw. nadmiarowe). W kolejnej wersji zostanie ujednolicone nazewnictwo ( zamiast „sort” będzie wszędzie „kolejność”). W obecnych czasach wyraz „sort” może nasuwać różnie skojarzenia w zależności od opcji. Kolejność – oznacza i będzie oznaczać kolejność przy podpowiedziach (słowników).

3. W definicjach sprzedaży/typy sprzedaży jest tylko sprzedaż krajowa i sprzedaż w obrębie UE. A co z eksportem poza UE?

Tak, można zdefiniować także eksport (sprzedaż) poza UE. Przykład poniżej:

Należy także zwrócić uwagę przy definiowaniu sprzedaży poza UE na inne ustawienia w programie:

4. Czy jest możliwość ustawić w systemie możliwość wpisywania w paragonie numeru NIP i danych dla firm ? Teraz jak chcemy wpisać w paragon dla firm Nip to wyskakuje komunikat – Niezgodność atrybutów „osoba fizyczna”

Dla firm wystawiamy fakturę z NIP-em kontrahenta, a nie paragon no chyba, że Komuś chodzi o wydruk faktury na drukarce fiskalnej. Co do wydruku NIP-u na paragonie to dany kontrahent powinien go mieć podany w swojej definicji, a do tego skonfigurowane odpowiednio parametry drukarki fiskalnej. Dodatkowo jeśli rodzaj dokumentu sprzedaży ‘Paragon’ ma zaznaczony znacznik ‘Detal’ czyli, że jest to sprzedaż detaliczna to kontrahent również powinien mieć ten znacznik zaznaczony, tj. ‘Osoba fizyczna’.

Zakupy

1. W Zakupach po odtworzeniu faktury zakupu i pobraniu dekretu d o FK w polu „Identyfikator” pojawia się nr dokumentu ZKxxxxx a nie nr dokumentu zewnętrznego, który jest identyfikatorem przy księgowaniu zapłaty i przy rozrachunkach.

Zgodnie z opisem pole Identyfikator” oznacza symbol oznaczenia wewnętrznego a w polu dok. Źródłowy jest symbol dokumentu zewnętrznego, który jest wykorzystywany przy rozrachunkach i księgowaniu zapłaty.

2. W Administracji/Opis sprzedaży (Opis zakupu) – gdzie i jak można je wykorzystać?

Opis sprzedaży – dla dokumentów sprzedaży zgodnie z opisem pól. – vide poniżej Opis zakupu – brak takich pól w administracji. Nie ma takiej potrzeby dla dok. Zakupu – vide poniżej

Administracja

1. Nie mogę nadać praw dla nowego użytkownika

Należy zaznaczyć bazę, do której są dodawane uprawnienia dla użytkownika.

2. W wymaganiach drukarek jest zapisane, że niektóre wydruki na igłówki są w trybie znakowym – pytanie, które ?

Pod konkretny rodzaj dok. sprzedaży można do menu wydruków dołożyć raport o nazwie ‘TXT’. Jest to systemowy raport przeznaczony do wydruku faktury na drukarce igłowej.

3. Jak odtworzyć bazę programu z pliku archiwum *.bak – czy przez SQL Managment Studio (restore) ? W programie sBiznes nie ma takiej wbudowanej opcji awaryjnego odtwarzania bazy (powinna być!).

Obecnie tylko przez SQL Managment Studio (restore). Być może uruchomimy w kolejnych wersjach. Czekamy na opinie i zgłoszenia. Nie było do tej pory takich uwag. Temat przekazany do analizy do Działu Projektowania.

System

1. Często checkbox’y mają możliwość zaznaczenia trzech wariantów: puste pole, czarny kwadrat, znacznik : Jak prawidłowo interpretować?

Puste – Nie
Czarny kwadrat – Nie ustawione (nie brane pod uwagę, np. przy filtrowaniu, obojętne)
Znacznik – Tak

Personel

1. Czy można z sBiznes wydrukować świadectwo pracy?

Tak. List pracowników \ Umowa o pracę \ Drukuj \ Świadectwo

2. Podstawa wyliczenia chorobowego (system staruje od 1 stycznia więc nie ma danych historycznych) –gdzie to się wprowadza żeby system poprawnie naliczył zasiłek?

Można np. uzupełnić dane historyczne lub poprawić podstawę zasiłku. Sugeruję pierwszy sposób dla osób, które pójdą na zwolnienie w tym roku – w ten sposób będzie już historia w systemie.