Pracownik e-mail (HR)
Pracownik e-mail (HR) – jest dodatkową funkcjonalnością programu kadrowo płacowego wspomagającą działanie osób każdego działu HR. Ma na celu usprawnienie komunikacji firmy z pracownikami, a tym samym przyczynienia się do obniżenie kosztów obsługi spraw pracowniczych.
Dział Kadrowo-Płacowy (HR) dbając zarówno o zdrowie interesantów jak również swoje może skorzystać z wygodniej opcji przekazywania ważnych dokumentów bezpieczną drogą internetową (e-mail). Taka możliwość jest już dostępna w aplikacji sBiznes ERP dla firm.
Więcej informacji na stronie z opisem funkcjonalności modułu Personel. Listę wybranych użytkowników sBiznes wraz z opiniami o produkcie można obejrzeć na: wdrożenia. W razie wątpliwość zachęcamy do kontaktu z naszym biurem lub na adres e-mail info@sbiznes.pl. Zachęcamy również do zapisów na Newsletter aby otrzymywać aktualne informacje o programie oraz zmianach przepisów.
![](https://sbiznes.pl/wp-content/uploads/2021/05/3459559.jpg)
FUNKCJONALNOŚĆ PRACOWNIK E-MAIL
Funkcjonalność HR Pracownik e-mail umożliwi m.in.: wysyłkę:
🔹 informacji płacowych tzw. pasków list płac,
🔹 deklaracji PIT pracowników,
🔹 innych ważnych informacji na wskazany adres (e-mail) pracownika.
Informacje mogą być wysyłane w trybie niejawnym w formie załącznika w formacie PDF zabezpieczonym hasłem ustalonym przez pracownika. Dane korespondencyjne pracownika takie jak adres e-mail jak i hasło przechowywane są w kartotece pracownika za jego zgodą.
![](https://sbiznes.pl/wp-content/uploads/2021/05/1-6.png)
Informacja z paskami dla pracowników jest definiowalna. Można określić zarówno treść wiadomości jak i formę załącznika.
Wiadomość spersonalizowana do pracownika może zawierać również dodatkowe informacje jak np. saldo urlopu wypoczynkowego, informację o kończących się badaniach okresowych, uprawnieniach lub saldzie kasy pożyczkowej (KZP).
Zapisując treść w formacie HTML można zadbać o „szatę graficzną” wysyłanych informacji.
Funkcjonalność w przyszłości będzie rozbudowana i będzie mogła również służyć do wysyłania informacji zbiorczych dla pracowników takich jak: skierowania, zaproszenia, zarządzenia oraz innych informacji zarówno kadrowych jak i płacowych.
![](https://sbiznes.pl/wp-content/uploads/2021/05/2-6.png)
Powyżej wzór informacji kadrowo-płacowej w formie pliku PDF
Aby można było korzystać z funkcjonalności Pracownik e-mail należy posiadać licencję oraz odpowiednie prawa użytkownika w programie sBiznes. Wymagana jest wersja sBiznes: 1.6.9 lub nowsza. Producent zaleca korzystanie z najnowszej (aktualnej) wersji produktu.
UPRAWNIENIA UŻYTKOWNIKÓW DO OBSŁUGI WIADOMOŚCI E-MAIL
Korzystanie z nowej funkcjonalności jest możliwe jeżeli użytkownik posiada uprawnienia (prawa) jak w przykładzie poniżej.
![](https://sbiznes.pl/wp-content/uploads/2021/05/3-6.png)
USTAWIENIA PARAMETRÓW
Konfigurowanie ustawień poczty wychodzącej znajduje się w parametrach „wiadomości e-mail” w Administracji – Definicje i słowniki.
![](https://sbiznes.pl/wp-content/uploads/2021/05/4-6.png)
Powyżej przykład ustawień parametrów oraz definicji dla Pasków wynagrodzeń i deklaracji PIT. Jako szablon PDF załączników można dodać np. papier firmowy ze znakiem wodnym jak na przykładzie poniżej.
![](https://sbiznes.pl/wp-content/uploads/2021/05/5-4.png)
UWAGA!
Należy zwrócić uwagę na prawidłowe ustawienia poczty wychodzącej. Serwer, nr portu oraz adres e-mail. W przypadku poczty gmail, w niektórych przypadkach należy włączyć poniższy parametr.
![](https://sbiznes.pl/wp-content/uploads/2021/05/6-5.png)
PRACOWNIK E-MAIL W PRAKTYCE – PRZEGOTOWANIA DO WYSŁANIA
W obszarze lista wypłat wynagrodzeń po zatwierdzeniu i wypłaceniu danej listy należy uruchomić opcję „Twórz wiadomość e-mail”
![](https://sbiznes.pl/wp-content/uploads/2021/05/7-5.png)
![](https://sbiznes.pl/wp-content/uploads/2021/05/8-4.png)
![](https://sbiznes.pl/wp-content/uploads/2021/05/9-5.png)
Podobnie w obszarze „Deklaracje PIT” można tworzyć wiadomości e-mail
![](https://sbiznes.pl/wp-content/uploads/2021/05/10-4.png)
Należy pamiętać, że wysłanie deklaracji PIT lub „pasków wynagrodzeń” dotyczy zatwierdzonych i wypłaconych list oraz wysłanych deklaracji.
PRACOWNIK E-MAIL W PRAKTYCE – WYSYŁKA WIADOMOŚCI
Aby wysłać wcześniej przygotowane wiadomości należy w opcji Personel – Pracownik e-mail wybrać (podświetlić) daną wiadomość a następnie użyć opcji „wyślij”.
![](https://sbiznes.pl/wp-content/uploads/2021/05/11-5.png)
![](https://sbiznes.pl/wp-content/uploads/2021/05/12-4.png)
Można wybrać obszar roboczy, wysłane lub wszystkie dokumenty. Można również odszukać wybraną osobę. Jeżeli wysłanie zakończy się błędem (B) można odczytać informacje o błędzie wskazując kursorem zaznaczony checkbox (B). Przykład błędu to np.: „Brak adresu e-mail”.
UWAGI
Opisana powyżej funkcjonalność dostępna jest od wersji 1.6.9 programu sBiznes. Użytkownicy posiadający wersję wcześniejszą niż 1.6.9 chcący korzystać z funkcjonalności Pracownik e-mail powinni wcześniej zaktualizować program do najnowszej wersji.
Ewentualne pytania należy kierować bezpośrednio do opiekuna handlowego lub w formie e-mail na adres: info@sbiznes.pl.
Będziemy wdzięczni za wszelkie uwagi, które można przesyłać/zgłaszać na adres: info@sbiznes.pl.