Pracownik e-mail (HR serwis)

PERSONEL. Funkcjonalność Pracownik e-mail

  1. Pracownik e-mail (HR) – jest dodatkową funkcjonalnością wspomagającą działanie osób każdego działu HR. Ma na celu usprawnienie komunikacji firmy z pracownikami, a tym samym przyczynienia się do obniżenie kosztów obsługi spraw pracowniczych.
    Dział Kadrowo-Płacowy (HR) dbając zarówno o zdrowie interesantów jak również swoje może skorzystać z wygodniej opcji przekazywania ważnych dokumentów bezpieczną drogą internetową (e-mail). Taka możliwość jest już dostępna w aplikacji sBiznes.

Funkcjonalność HR Pracownik e-mail umożliwi m.in.:  wysyłkę:  
– informacji płacowych tzw. pasków list płac,
– deklaracji PIT pracowników,
– innych ważnych informacji
na wskazany adres (e-mail) pracownika.
Informacje mogą być wysyłane  w trybie niejawnym w formie załącznika
w formacie PDF  zabezpieczonym hasłem ustalonym przez pracownika.
Dane korespondencyjne pracownika  takie jak adres e-mail jak i hasło przechowywane są w kartotece pracownika za jego zgodą.

Informacja z paskami  dla pracowników jest definiowalna. Można określić zarówno treść wiadomości jak i formę załącznika.

Wiadomość spersonalizowana do pracownika może zawierać również dodatkowe informacje jak np. saldo urlopu wypoczynkowego, informację o kończących się badaniach okresowych, uprawnieniach lub saldzie kasy pożyczkowej (KZP).

Zapisując treść w formacie HTML można zadbać o „szatę graficzną” wysyłanych informacji. 

Funkcjonalność w przyszłości będzie rozbudowana i będzie mogła również służyć do wysyłania informacji zbiorczych dla pracowników takich jak: skierowania, zaproszenia, zarządzenia oraz innych informacji zarówno kadrowych jak i płacowych.

Powyżej wzór informacji kadrowo-płacowej w formie pliku PDF

Aby można było korzystać z funkcjonalności Pracownik e-mail należy posiadać licencję oraz odpowiednie prawa użytkownika w programie sBiznes.
Wymagana jest wersja sBiznes: 1.6.9 lub nowsza.
Producent zaleca korzystanie z najnowszej (aktualnej) wersji produktu.

 

2. Uprawnienia użytkowników do obsługi wiadomości e-mail

Korzystanie z nowej funkcjonalności jest możliwe jeżeli użytkownik posiada  uprawnienia (prawa) jak w przykładzie poniżej.

3. Ustawienia parametrów

Konfigurowanie ustawień poczty wychodzącej znajduje się w parametrach „wiadomości e-mail” w Administracji – Definicje i słowniki.

Powyżej przykład ustawień parametrów oraz definicji dla Pasków wynagrodzeń i deklaracji PIT. 

Jako szablon PDF załączników można dodać np. papier firmowy ze znakiem wodnym jak na przykładzie poniżej.

Uwaga: Należy zwrócić uwagę na prawidłowe ustawienia poczty wychodzącej.
Serwer, nr portu oraz adres e-mail.
W przypadku poczty gmail, w niektórych przypadkach należy włączyć poniższy parametr.

4. Pracownik e-mail w praktyce – Przygotowanie do wysłania

W obszarze lista wypłat wynagrodzeń po zatwierdzeniu i wypłaceniu danej listy należy uruchomić opcję „Twórz wiadomość e-mail” 

Podobnie w obszarze „Deklaracje PIT” można tworzyć wiadomości e-mail

Należy pamiętać, że wysłanie deklaracji PIT lub „pasków wynagrodzeń” dotyczy zatwierdzonych i wypłaconych list oraz wysłanych deklaracji. 

 

5. Pracownik e-mail w praktyce – Wysyłka wiadomości

Aby wysłać wcześniej przygotowane wiadomości należy w opcji Personel – Pracownik e-mail wybrać (podświetlić) daną wiadomość a następnie użyć opcji „wyślij”.

Można wybrać obszar roboczy, wysłane lub wszystkie dokumenty. Można również odszukać wybraną osobę. Jeżeli wysłanie zakończy się błędem (B) można odczytać informacje o błędzie wskazując kursorem zaznaczony checkbox (B). Przykład błędu to np.: „Brak adresu e-mail”.

6. Uwagi ogólne

Opisana powyżej funkcjonalność dostępna jest od wersji 1.6.9 programu sBiznes.
Użytkownicy posiadający wersję wcześniejszą niż 1.6.9 chcący korzystać z funkcjonalności Pracownik e-mail powinni wcześniej zaktualizować program do najnowszej wersji.
Ewentualne pytania należy kierować bezpośrednio do opiekuna handlowego lub w formie e-mail na adres: info@sbiznes.eu.

Będziemy wdzięczni za wszelkie uwagi, które można przesyłać/zgłaszać na adres: info@sbiznes.eu

Wdrożenie, szkolenia oraz prezentacje programu odbywają się zdalnie. Dzięki temu w dogodny sposób możemy dostosować czas do Państwa potrzeb.

pobierz

HELP DESK

Reakcja w kilka minut

Zamów rozszerzenie usługi o HELP DESK. Dzięki temu zyskasz dostęp do pomocy o każdej porze.

Szczegóły
help desk