Parametry sBiznes: Administracja

Administracja programu dotyczy użytkowników, słowników oraz głównych parametrów systemu i ma wpływ na funkcjonowanie systemu sBiznes ERP dla firm. Nie zależy ona od stanowiska, na którym program jest uruchamiany, ani od aktualnie pracującego użytkownika systemu, a jej ustawienia są ściśle związane z przyjętymi zasadami działania programu. W menu administracji zebrane są parametry wykorzystywane podczas pracy poszczególnych modułów i  dlatego ważna jest dokładna weryfikacja tych parametrów.

Listę wybranych użytkowników sBiznes wraz z opiniami o produkcie można obejrzeć na: wdrożenia. Prezentacje wizualne opracowane przez naszych klientów dostępne są także na: wsparcie. W przypadku potrzeby uzyskania dodatkowych informacji zapraszamy do kontaktu z naszym biurem lub na adres e-mail info@sbiznes.pl. Zachęcamy również do zapisów na Newsletter aby otrzymywać aktualne informacje o programie oraz zmianach przepisów.

URUCHOMIENIE PROGRAMU

Rys. 1 Przykładowy widok okna po uruchomieniu aplikacji sBiznes

Po uruchomieniu programu sBiznes ukazuje się okno logowania, w którym podajemy Login oraz Hasło. W zależności przypisanych praw do użytkownika dostępne są różne funkcje programu. Przy pierwszym uruchomieniu wykorzystywany jest Login i Hasło systemowe (admin, admin).  Później przy uruchomieniu należy wpisać swoje – zdefiniowane wcześniej -dane (login, hasło). Po zdefiniowaniu własnych danych ze względów bezpieczeństwa zalecana jest zmiana hasła  użytkownika „admin” lub usunięcie „admina”, ale tylko wtedy jeżeli wcześniej został zdefiniowany inny użytkownik z pełnymi uprawnieniami. W zakładce Administracja należy zdefiniować wszystkich użytkownika(ów) oraz nadać uprawnienia do poszczególnych funkcji w programie.

UWAGA!

Korzystanie z autoryzowanych licencji,  sprawdzonych programów zabezpieczających oraz wykonywanie kopii archiwalnych to gwarancja wysokiego poziomu zabezpieczenia danych.

UWAGA!

Unikatowe hasło zabezpiecza przed włamaniami do systemu i utratą danych. W Administracji w parametrach systemowych można włączyć opcję tzw. Silne hasła w systemie.

Rys. 2 Okno logowania

Korzystając z kilku baz danych (kilka podmiotów, firm) na etapie logowania należy wybrać właściwą bazę. Informacja o wybranej firmie (bazie) widoczna jest również na górnym pasku menu. W trakcie pracy z programem można dowolnie zmieniać bazy (firmy) w ramach posiadanych licencji.

UWAGA!

Dla własnych potrzeb (np. testy) można utworzyć jedną dodatkową bazę danych (firmę). Opcja Administracja – Parametry Systemu – Baza

UWAGA!

Podczas pracy można zmieniać obsługiwane firmy (zakłady) zmieniając obsługiwaną bazę danych w zakładce „Wybór bazy danych”

KOLEJNOŚĆ CZYNNOŚCI PO URUCHOMIENIU PROGRAMU

Po pierwszym uruchomieniu programu należy wprowadzić, uzupełnić lub zmodyfikować dane niezbędne do pracy z programem (Administracja – Parametry systemu)

🔹 Wczytać klucz licencyjny w: Administracja – Parametry systemu – Licencja

🔹 Wpisać dane firmy w zakładkach Firma (Administracja – Parametry systemu – Firma)

UWAGA!

Dane firmy (nazwa, adres, itp.) można przekopiować z zakładki Licencja

🔹 Należy sprawdzić i ewentualnie zmodyfikować dane w pozostałych zakładkach (Sprzedaż, Zakupy, Magazyny, System, itp)

UWAGA!

Należy prawidłowo zdefiniować ścieżki dostępu do kopii archiwalnych oraz kopii plików (wcześniej należy utworzyć odpowiednie katalogi)

🔹 Sprawdzić i ewentualnie uzupełnić dane w zakładkach Słowniki (Administracja – Słowniki)

🔹 Zdefiniować użytkownika (ów) oraz nadać odpowiednie prawa do funkcji w systemie (Administracja – Użytkownicy)

🔹 Zmodyfikować dla własnych potrzeb rodzaje dokumentów sprzedaży i zakupów.

🔹 Wprowadzić próbnie wg. potrzeb dokumenty sprzedaży, zakupów, zamówienia i magazynowy.

🔹 Sprawdzić powiązania między dokumentami w rodzajach dokumentów

🔹 Sprawdzić poprawność wykonywania „backup bazy danych” (Administracja – Backup bazy danych)

🔹 Sprawdzić poprawność zapisu plików dołączanych do obiektów.

🔹 Sprawdzić pracę systemu dla nowo zdefiniowanego użytkownika

SYNTETYCZNY OPIS FUNKCJI PROGRAMU

Ikona w lewym górnym rogu:

Zakładka Okres:

Służy do zmiany okresu pracy. Można wybrać/zmienić okres (m-c, kwartał, rok), w którym ma się odbywać praca, jak również zamknąć/zablokować dany okres, aby zabezpieczyć dane przed przypadkowymi zmianami.

Zakładka INNE:

🔹 Wybór firmy (bazy): System pozwala na utworzenie nieograniczonej liczby podmiotów (baz danych), zgodnie z warunkami licencji. mnPodczas pracy w programie można przełączać się pomiędzy podmiotami.

🔹 Zmiana hasła: Można zmienić swoje hasło podając poprzednie. W tym miejscu można wybrać kolor kalkulatora cen, który się uaktywnia mnprzy dokumentach sprzedaży i zamówieniach.

🔹 Zmiana kasy użytkownika: Można zmienić kasę przypisaną dla danego użytkownika.

Zakładka Wiadomości tekstowe:

Osoby, które pracują w systemie mogą przesyłać między sobą wiadomości.  Do wiadomości można załączać pliki oraz linki do stron www. W parametrach systemowych ustawiamy czas pojawiania się informacji. Koperta w lewym górnym menu informuje nas o ilości nieprzeczytanych wiadomości.

Na każdą wiadomość można odpowiedzieć lub oznaczyć jako przeczytana. Aby wyłączyć informacje o przesłanej wiadomości czy wiadomościach wystarczy skorzystać z ikonki.

Rys. 3 Widok okien z wiadomościami

Administracja

Użytkownicy: W tym miejscu możliwe jest definiowanie i zabezpieczanie informacji przed nieautoryzowanym dostępem. Definicja profili użytkowników następuje wraz z uprawnieniami do poszczególnych funkcji systemu w celu ochrony danych. Do użytkownika można przypisać bazę danych (podmiot) oraz kasę.

Słowniki: Definicja niezbędnych słowników (jednostki miary, kasy, magazyny, sposoby płatności, itp.) które będziemy wykorzystywać w pracy z programem. W tym miejscu można zdefiniować waluty obce, które mogą być automatycznie wczytywane z Internetu. Kursy te są używane we wszystkich raportach oraz podczas wprowadzania danych.

Parametry systemu: Można ustawić parametry dotyczące działania poszczególnych modułów i funkcji.  W tym oknie ustawiane jest miejsce i sposób wykonywania kopii archiwalnych, wczytywany jest klucz licencyjny, podłączone mogą być urządzenia zewnętrzne (kasy i drukarki fiskalne, czytniki kodów itp.). Wpisywane są dane dotyczące danego podmiotu (adres, nr konta w Banku, itp.)

Wydruki dokumentów: Jest możliwość definiowania lub edytowania wydruków dokumentów systemowych takich jak: dokumenty sprzedaży, magazynowe i zamówień. Tylko wydruki niekolorowe są edytowalne i usuwalne. Te oznaczone kolorem można przekopiować, zapisać pod inną nazwą i wtedy edytować. Każdy wydruk można wyeksportować do pliku, a po modyfikacji zaimportować do systemu.

Backup bazy danych: Narzędzie pozwalające wykonać kopie bezpieczeństwa bazy danych.

Historia operacji: Na ekranie tym można obejrzeć operacje wykonywane przez Użytkowników systemu. Można wyszukać potrzebne informacje wg. dostępnych kryteriów wyszukiwania

RODO: Obszar definicji celów i gromadzenia pozwoleń na przetwarzanie danych osobowych (RODO). Dostęp do RODO warunkowany jest prawem użytkownika systemu.

WYBÓR OKRESU

Rys. 4 Widok okna z wyborem okresu pracy

Po wybraniu pierwszej pozycji w menu otworzy się okno, w którym można wskazać (wybrać) okres, (np. miesiąc, kwartał), w którym będą tworzone (wprowadzane) dokumenty. Wybierając okres, np. miesiąc ułatwiamy pracę z dokumentami, gdyż wszystkie daty związane z danym dokumentem zawierają już wybrany wcześniej miesiąc i pozostaje tylko wybór odpowiedniego dnia miesiąca.

W tej opcji można również zmienić Kasę lub hasło lub wybrać kolor kalkulatora cen. W zakładce Zmiany znajdziemy opis zmian w systemie.

UWAGA!

Zmiana kasy jest możliwa tylko wtedy, jeżeli do użytkownika jest przypisanych kilka kas – Menu Administracja – Słowniki

UWAGA!

Zamknięcie okresu jest sygnalizowane zmianą koloru (na czerwony) i blokadą zapisów (tworzenie nowych, edycja) w przedziale dat zamkniętego okresu.

Rys. 5 Okno zmiany hasła użytkownika i wyboru kasy

Użytkownik w dowolnym momencie może za pomocą opcji zmiany hasła zmienić dotychczas używane. W tym miejscu można również wybrać podmiot (bazę danych).

Program może obsługiwać w ramach posiadanej licencji dowolną liczbę baz np. oddziały firmy lub Biura Rachunkowe.

Dla każdej bazy danych należy przypisać użytkownikowi uprawnienia dla poszczególnych funkcji programu – Menu – Administracja – Użytkownicy.

Pomoc zdalna służy do połączenia z konsultantem za pomocą programu AnyDesk. Cyfry (9 cyfr), które zostaną wyświetlone należy podać w celu uzyskania połączenia zdalnego. Opcja jest aktywna dla firm, które posiadają aktywny pakiet Help Desk.

Rys. 6 Widok okna z wyborem bazy danych (zakładu)

Zakładka „Zmiany” zawiera informację o podstawowych zmianach funkcjonalnych w systemie dla poszczególnych wersji aplikacji.

Rys. 7 Informacja o zmianach w wersji aplikacji

ADMINISTRACJA

Dostęp do głównych parametrów systemu znajduję się w podstawowym menu systemu.

Rys. 8 Menu konfiguracji i administracji systemu

Parametry systemu

Parametry systemu należy zdefiniować zgodnie z profilem działalności i danymi firmy (NIP, KRS, EKD, PESEL, REGON, Urząd Skarbowy, konto bankowe).

UWAGA!

Wszystkie zakładki należy dokładnie sprawdzić i dostosować do profilu działalności firmy. Opisy dla poszczególnych pól są czytelne i powinny być zrozumiałe dla użytkownika.

Firma

Wszystkie dane firmy wprowadza się w menu Parametry systemu w zakładce ‘Firma’.

Dane zawierają wszystkie niezbędne informacje o naszej firmie, jej symbol, nazwę, konta bankowe, dane adresowe, dodatkowe, podatnicy, itd.

Rys. 9 Podstawowe dane dotyczące firmy